Mairie de Le Biot

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Réservation de la salle communale

  • Publié : 14 septembre 2016

Pour toute demande de réservation de la salle des fêtes, vous devez lire et accepter le règlement intérieur de la salle, ainsi que la convention d’utilisation qui l’accompagne, téléchargeable en cliquant sur l’icône ci-dessous.

Remettez-la au bureau d’accueil de la Mairie.

REGLEMENT INTERIEUR DE LA SALLE DES FETES DE LE BIOT

Article 1 : Le présent règlement a pour but de définir les règles d’utilisation de la salle des fêtes de LE BIOT, laquelle est placée sous la responsabilité du Maire et sous le contrôle du Conseil Municipal.

Lui est annexée une convention d’utilisation

Article 2 : Destination de la salle : l’utilisation est réservée

• En priorité aux associations dont le siège est à LE BIOT
• Aux associations extérieures
• Aux particuliers

Article 3 : Activités autorisées :

• L’animation culturelle en général
• Activités des associations (assemblées générales, réunions, soirées, repas dansants...)
• Les réunions privées à caractère familial (mariages, anniversaires, baptêmes…)

Pour toute autre manifestation, seul le Conseil Municipal est habilité à en autoriser l’utilisation.

Article 4 : Modalités de réservation

Avant le 31 Décembre, les associations du BIOT remettent au secrétariat de Mairie leur demande de réservation pour l’année suivante. Elles sont prioritaires.

Toute réservation se fera par écrit au secrétariat de Mairie, en complétant et en signant la convention d’utilisation.

Une copie de ce document tamponnée par la Mairie sera remise au demandeur.

Les dates restées libres pourront être attribuées par la Mairie aux associations extérieures ou aux particuliers qui en feront la demande en cours d’année. La demande devra parvenir au moins un mois avant la date prévue de la manifestation.

Article 5 : Tarif

Le tarif de location est forfaitaire et sera révisé chaque fin d’année pour être appliqué du 1er Janvier au 31 Décembre de l’année suivante.

Le paiement s’effectue sous forme de chèque libellé à l’ordre du Trésor Public, au moment de la remise des clefs à l’organisateur.

A défaut de paiement, la convention deviendra automatiquement caduque et l’organisateur ne pourra en aucun cas disposer de la salle.

Article 6 : Conditions de mise à disposition

Les clefs seront remises à l’utilisateur la veille de la manifestation (au plus tôt) et après accomplissement des formalités suivantes :
● Signature de la convention d’utilisation
● Remise du chèque de caution et du chèque de la location.

Les clefs seront rendues au plus tard le lendemain de la manifestation.
Le chèque de caution sera restitué si aucune dégradation n’est constatée.

Article 7 : Responsabilité des organisateurs :

Les organisateurs engagent leur totale et entière responsabilité en cas d’accident causé à des tiers et survenant de leur fait, en cas de vol, d’incident et de dommages causés par des tiers. Ils doivent veiller à ce que la manifestation ne trouble pas la tranquillité des riverains. Ils doivent également veiller à ce que les éléments de sécurité (extincteurs) soient maintenus en bon état de fonctionnement, et à ce qu’aucun véhicule ne stationne devant l’issue de secours.

Ils s’engagent à fournir à la Mairie une attestation d’assurance qui couvrira pendant la durée de la manifestation les dégradations ou destructions éventuelles. Le numéro de cette police d’assurance ainsi que le nom et l’adresse de l’agence seront indiquées.

Pour toute manifestation organisée par des mineurs, un majeur responsable devra être nommé.
Son identité et ses coordonnées devront être transmises à la Mairie. Ce majeur responsable s’engage lui aussi à être présent dans la salle pendant toute la durée de la manifestation pour veiller à son bon déroulement.

Sont interdits notamment : les animaux (même tenus en laisse), le tapage nocturne.

Article 8  : Mobilier et matériel (tables, chaises, frigos)

Les utilisateurs sont responsables de toute dégradation, par négligence ou mauvaise utilisation.
Toute dégradation sera facturée.

Article 10 : Usage ou vente de boissons

La consommation ou la vente de boissons se fera sous la responsabilité des organisateurs qui, par ailleurs, sont tenus de se conformer aux prescriptions concernant l’ouverture de débits de boissons alcoolisés. Une demande sera déposée à la Mairie.

Article 11 : Nettoyage des locaux :

Dans le cas où la manifestation dure plusieurs jours, l’organisateur maintiendra les locaux en parfait état de propreté.

Après la manifestation, les locaux et les sanitaires seront nettoyés. Les locaux et les abords seront laissés vides de tout objet ou de dépôt quelconque.

Article 12 : Horaires

Horaires d’utilisation de 8 h 00 le matin à 01 h le lendemain matin. Lors de certaines manifestations, la Mairie se réserve le droit de prolonger ces heures d’utilisation.

Le présent règlement est révisable en tout temps, après approbation du Conseil Municipal.

L’Utilisateur Le MAIRE

COMMUNE DE LE BIOT - CONVENTION D’UTILISATION DE LA SALLE DES FETES

Article 1 : Je déclare avoir reçu un exemplaire du règlement intérieur et en accepter le contenu.

Article 2 : Les clefs de la salle des fêtes et de la porte d’entrée me seront remises par la Mairie la veille de l’utilisation. Je m’engage à les rendre le lendemain de la manifestation.

Article 3 : Dans le cas d’ouverture d’une buvette, je demanderai l’autorisation d’ouvrir un débit de boissons temporaire au secrétariat de Mairie au moins dix jours avant la manifestation.

Article 4 : Je déclare avoir souscrit une police d’assurance qui couvre la responsabilité civile et les risques de dégradation ou de destruction ainsi que le vol. Je joins une attestation indiquant le n° de police, le nom et l’adresse de l’agence.

Article 5 : Je m’engage à ce que le ou les responsables de l’organisation de la manifestation soient présents dans la salle pendant toute la durée de la manifestation, et en assurent le bon déroulement.

Article 6 : Je m’engage à prendre connaissance des modalités d’évacuation des lieux et de l’emplacement des extincteurs.

Article 7 : Si la manifestation est une soirée ou un repas ou un thé dansant, je veillerai à ce que la disposition du matériel et du mobilier dans la salle soit conforme aux règles de sécurité et en particulier qu’il n’y ait aucun obstacle à l’issue de secours.

Article 8 : Le règlement s’effectuera comme suit :

• Chèque du montant de la location au moment de la remise des clefs soit 85 €.
• Je verse également un chèque de caution de 500 €
La caution me sera restituée à condition que la manifestation n’ait pas engendré de dégradations intérieures, extérieures, faute de quoi les dégâts me seront facturés.

Article 9 : Je m’engage à assurer le rangement du matériel, l’enlèvement des déchets et à rendre la salle et les sanitaires en parfait état de propreté.

Article 10 : En cas de problèmes durant la manifestation je pourrai contacter M. Henri- Victor TOURNIER, Maire, au 06 50 01 72 22

Fait à LE BIOT le
Lu et approuvé
Le Maire L’organisateur